Digitale Unterschrift in Polen – Eine Pflicht für Geschäftsführer und Vorstandsmitglieder in Polen

Eine Pflicht für Geschäftsführer und Vorstandsmitglieder in Polen – Digitale Unterschrift in Polen – was Sie wissen müssen!

  • Was ist eine digitale Unterschrift?
  • Wie kann man die Unterschrift erstellen?
  • Wozu braucht man eine elektronische Unterschrift in Polen?
  • Wer braucht eine digitale Unterschrift?

Digitale Unterschrift in Polen – ebenso rechtsverbindlich wir normale Unterschriften

Die digitale Unterschrift in Polen ist eine relativ neue Form der Dokumentenautorisierung in Polen. Besonders vorteilhaft sind der Bequemlichkeit und Einfachheit der Anwendung.

Eine digitale Unterschrift ist ein Instrument, das uns das tägliche Leben erleichtern soll, wie z.B. den Kontakt mit den Behörden. Es ermöglicht die schnelle Identifizierung der Person, welche das Dokument versandt hat.

Eine digitale persönliche Signatur wird auf der Grundlage der e-card, d.h. eines Ausweisdokuments, in dem eine elektronische Struktur mit einem eindeutigen Zertifikat des e-card-Besitzers implementiert wurde, erstellt.

Wie kann ich die Unterschrift erstellen?

Um eine qualifizierte elektronische Signatur zu erhalten, müssen Sie entsprechendes Paket zur elektronischen Signatur bei einem dazu berechtigten Anbieter kaufen. Zunächst bekommen Sie ein Installation-Set samt einer Karte. Wenn Sie die Identität beim Notar bestätigen, können Sie die Dokumente zur Verifikation schicken. Nach erfolgreicher Überprüfung können Sie die Software installieren und das Zertifikat herunterladen.     

Wozu braucht man die elektronische Signatur in Polen?

Die Signatur spart vor allem Zeit und Geld, es ermöglicht Ihnen, die Dokumente von überall her schnell zu unterschreiben, ohne dass Sie unnötig die Dokumente ausdrucken müssen.  

Den Geschäftsführern sowie den Vorstandsmitglieder von Firmen in Polen muss darüber hinaus bewusst sein, dass die elektronische Signatur beim elektronischen Finanzbericht in Polen verwendet werden muss.

Finanzbericht der Gesellschaft in Polen

In Polen sind folgende Handelsgesellschaften zur Sendung der elektronischen Finanzberichte an Landesgerichtsregister (pol. Krajowy Rejestr Sądowy) verpflichtet:

  • OHG in Polen – Offene Handelsgesellschaft in Polen
  • KG  in Polen – Kommanditgesellschaft in Polen
  • GmbH in Polen – Gesellschaft mit beschränkter Haftung in Polen
  • AG in Polen – Aktiengesellschaft in Polen

Laut dem polnischen Gesetz die über Buchführung muss der Finanzbericht von allen Geschäftsführern unterzeichnet werden, unabhängig von der Art der Vertretung. Das bedeutet, dass jeder Geschäftsführer und die Vorstandsmitglieder einer polnischen Gesellschaft eine elektronische Unterschrift besitzen müssen. Man muss daran schon bei der Firmengründung in Polen denken, da ohne die elektronische Unterschrift keine Erklärungen, wie vorstehend abgeben werden können und sodann finanzielle- sowie strafrechtliche Konsequenzen drohen.

Wichtiger Tipp – es besteht keine Möglichkeit mehr die Finanzberichte in Polen in traditioneller Schriftform zu unterzeichnen und einzureichen.

Werden die Finanzberichte nicht in elektronischer Form angefertigt und unterzeichnet, drohen den Geschäftsführern hohe Geldstrafen, die durch das polnische Registergericht vom Amts wegen auferlegt werden. Die Geschäftsführer oder Vorstandsmitglieder der polnischen Firmen könne dafür auch strafrechtlich haften.

Zentrales Register der wirtschaftlichen Eigentümer in Polen

Die o.g. Gesellschaften müssen auch unter Verwendung der elektronischen Unterschrift bei dem sogenannten CRBR angemeldet werden. Der CRBR ist ein Zentrales Register der wirtschaftlichen Eigentümer in Polen. Alle europäischen Mitgliedstaaten haben aufgrund der 4. Geldwäscherichtlinie ein Register der wirtschaftlichen Eigentümer eingerichtet. Jeder Wechsel der wirtschaftlichen Eigentümer in einer polnischen Gesellschaft muss auch binnen 7 Tagen bei dem o.g. Register angemeldet werden.

Wichtiger Tipp – es besteht keine Möglichkeit, die Gesellschaft in Polen in traditioneller Schriftform in dem Zentralen Register der wirtschaftlichen Eigentümer in Polen anzumelden.

Bei Nichterfüllung oder verspäteter Erfüllung dieser Pflichten drohen sehr hohe Geldstrafen in Polen – bis zu einem Millionen PLN.

Autoren: Agnieszka Kotula LL.B., polnische Anwältin Anna Dolejsz-Świderska LL.M.