Digitale Unterschrift in Polen – Eine Pflicht für Geschäftsführer und Vorstandsmitglieder in Polen

Eine Pflicht für Geschäftsführer und Vorstandsmitglieder in Polen – Digitale Unterschrift in Polen – was Sie wissen müssen!

  • Was ist eine digitale Unterschrift?
  • Wie kann man die Unterschrift erstellen?
  • Wozu braucht man eine elektronische Unterschrift in Polen?
  • Wer braucht eine digitale Unterschrift?

Digitale Unterschrift in Polen – ebenso rechtsverbindlich wir normale Unterschriften

Die digitale Unterschrift in Polen ist eine relativ neue Form der Dokumentenautorisierung in Polen. Besonders vorteilhaft sind der Bequemlichkeit und Einfachheit der Anwendung.

Eine digitale Unterschrift ist ein Instrument, das uns das tägliche Leben erleichtern soll, wie z.B. den Kontakt mit den Behörden. Es ermöglicht die schnelle Identifizierung der Person, welche das Dokument versandt hat.

Eine digitale persönliche Signatur wird auf der Grundlage der e-card, d.h. eines Ausweisdokuments, in dem eine elektronische Struktur mit einem eindeutigen Zertifikat des e-card-Besitzers implementiert wurde, erstellt.

Wie kann ich die Unterschrift erstellen?

Um eine qualifizierte elektronische Signatur zu erhalten, müssen Sie entsprechendes Paket zur elektronischen Signatur bei einem dazu berechtigten Anbieter kaufen. Zunächst bekommen Sie ein Installation-Set samt einer Karte. Wenn Sie die Identität beim Notar bestätigen, können Sie die Dokumente zur Verifikation schicken. Nach erfolgreicher Überprüfung können Sie die Software installieren und das Zertifikat herunterladen.     

Wozu braucht man die elektronische Signatur in Polen?

Die Signatur spart vor allem Zeit und Geld, es ermöglicht Ihnen, die Dokumente von überall her schnell zu unterschreiben, ohne dass Sie unnötig die Dokumente ausdrucken müssen.  

Den Geschäftsführern sowie den Vorstandsmitglieder von Firmen in Polen muss darüber hinaus bewusst sein, dass die elektronische Signatur beim elektronischen Finanzbericht in Polen verwendet werden muss.

Finanzbericht der Gesellschaft in Polen

In Polen sind folgende Handelsgesellschaften zur Sendung der elektronischen Finanzberichte an Landesgerichtsregister (pol. Krajowy Rejestr Sądowy) verpflichtet:

  • OHG in Polen – Offene Handelsgesellschaft in Polen
  • KG  in Polen – Kommanditgesellschaft in Polen
  • GmbH in Polen – Gesellschaft mit beschränkter Haftung in Polen
  • AG in Polen – Aktiengesellschaft in Polen

Laut dem polnischen Gesetz die über Buchführung muss der Finanzbericht von allen Geschäftsführern unterzeichnet werden, unabhängig von der Art der Vertretung. Das bedeutet, dass jeder Geschäftsführer und die Vorstandsmitglieder einer polnischen Gesellschaft eine elektronische Unterschrift besitzen müssen. Man muss daran schon bei der Firmengründung in Polen denken, da ohne die elektronische Unterschrift keine Erklärungen, wie vorstehend abgeben werden können und sodann finanzielle- sowie strafrechtliche Konsequenzen drohen.

Wichtiger Tipp – es besteht keine Möglichkeit mehr die Finanzberichte in Polen in traditioneller Schriftform zu unterzeichnen und einzureichen.

Werden die Finanzberichte nicht in elektronischer Form angefertigt und unterzeichnet, drohen den Geschäftsführern hohe Geldstrafen, die durch das polnische Registergericht vom Amts wegen auferlegt werden. Die Geschäftsführer oder Vorstandsmitglieder der polnischen Firmen könne dafür auch strafrechtlich haften.

Zentrales Register der wirtschaftlichen Eigentümer in Polen

Die o.g. Gesellschaften müssen auch unter Verwendung der elektronischen Unterschrift bei dem sogenannten CRBR angemeldet werden. Der CRBR ist ein Zentrales Register der wirtschaftlichen Eigentümer in Polen. Alle europäischen Mitgliedstaaten haben aufgrund der 4. Geldwäscherichtlinie ein Register der wirtschaftlichen Eigentümer eingerichtet. Jeder Wechsel der wirtschaftlichen Eigentümer in einer polnischen Gesellschaft muss auch binnen 7 Tagen bei dem o.g. Register angemeldet werden.

Wichtiger Tipp – es besteht keine Möglichkeit, die Gesellschaft in Polen in traditioneller Schriftform in dem Zentralen Register der wirtschaftlichen Eigentümer in Polen anzumelden.

Bei Nichterfüllung oder verspäteter Erfüllung dieser Pflichten drohen sehr hohe Geldstrafen in Polen – bis zu einem Millionen PLN.

Autoren: Agnieszka Kotula LL.B., polnische Anwältin Anna Dolejsz-Świderska LL.M.

Gründung von einer polnischen GmbH in 5 einfachen Schritten

Viele Deutschen Unternehmer haben vor, Ihre Geschäfte in Polen zu entwickeln und dazu eine Firma in Polen zu gründen. Im ersten Schritt ist die ausführliche Analyse der vorhandenen Rechtsformen der Tätigkeit durchzuführen. Danach soll die Rechtsform der Firma den individuellen Bedürfnissen des Unternehmers angepasst werden.

Es sollen vor allem solche Faktoren wie Flexibilität der Handlung, Besteuerung sowie Beschränkung der Haftung in Betracht genommen werden.

In der Praxis wird die polnische GmbH als beliebte Rechtsform der wirtschaftlichen Tätigkeit in Polen gewählt.

Unten finden Sie den kurzen Ratgeber, wie man eine schlüsselfertige, polnische GmbH in 5 einfachen Schritten gründet.

  1. Vorbereitung des individuell gestalteten Entwurfs des Gesellschaftsvertrags oder der Gründungsurkunde.

Es ist der wichtigste Schritt, in dem Vertrag werden alle wichtigsten Regeln der künftigen Tätigkeit der Firma bestimmt, darin auch Rechte und Pflichten der Gesellschaft sowie ihrer Organe.

  1. Abschluss des Gesellschaftsvertrags in Form der notariellen Urkunde.

Sprechen die Gesellschafter nicht polnisch, müssen Sie den Notartermin mit Unterstützung des beeidigten Dolmetschers wahrnehmen.

  1. Vorbereitung aller erforderlichen Unterlagen und Anmeldung der polnischen Gesellschaft beim Unternehmensregister des Landesgerichtsregister (KRS).

Nach der Eintragung beim KRS, entsteht eine neue, handlungsfähige, polnische GmbH. Sie erhält auch die Steuernummer – NIP-Nummer, sowie die statistische Nummer – REGON Nummer.

  1. Bankkontoeröffnung für die neue polnische GmbH.
  2. Anmeldung der Änderungen der Gesellschaftsangaben nach der Eintragung
    ins Gerichtsregister beim Statistik- und Finanzamt.

Wir bieten eine effektive und professionelle Betreuung im Prozess der individuellen Gestaltung, Gründung und Registrierung von polnischen Gesellschaften.

Gesellschaftsgründung in Polen

Viele deutsche Unternehmer haben vor, ihre Geschäfte auch in Polen zu führen. Es ist mit vielen Vorteilen verbunden, insbesondere interessant sind die Möglichkeiten des Gewinnes der EU-Beihilfen für die geplante Vorhaben und Investitionen in Polen. Bis zum Jahre 2020 gibt’s immer noch viele Möglichkeiten, um die Zuschüsse für verschiedene  Geschäftszwecke zu bekommen.

Die erste Frage, die bei der Planung der Business Entwicklung in Polen entsteht, ist die Frage um die Rechtsform der geplanten Tätigkeit. Viele Unternehmer entscheiden, im ersten Schritt eine GmbH in Polen zu gründen.

Was muss man machen, um die polnische GmbH zu gründen? Ist das kompliziert? Dauert es lange?

Aus Erfahrung wissen wir, dass die Gründung einer GmbH in Polen eine Tätigkeit ist, die man – abhängig von der Dauer des Registerverfahrens, ziemlich schnell durchführen kann. Wenn das ganze Prozess ordentlich beraten und betreut wird, kann man auch mit einer GmbH binnen zirka 10 Tage fertig sein.

Wie sieht die Prozedur aus?

Im ersten Schritt wird der individuell gestalteter Entwurf eines Gesellschaftsvertrages angefertigt. Zu diesem Zeitpunkt werden alle wichtigsten Entscheidungen zu dem Businessgestalt der künftigen Gesellschaft getroffen.

Danach erfolgt Anfertigung eines Gesellschaftsvertrags in Form der notariellen Urkunde. Wenn die Gesellschafter kein Polnisch sprechen, muss man daran denken, dass zu dem Notartermin auch ein beeidigter Dolmetscher erscheint. Ab diesem Zeitpunkt haben wir schon das handlungsfähige Subjekt – die GmbH in Gründung. Eigentlich kann man schon jetzt mit den Geschäften anfangen.

Im nächsten Schritt werden alle zum Zwecke der Registrierung der GmbH im Landesgerichtsregister (KRS) erforderlichen Unterlagen angefertigt. Danach erfolgt die Registrierung der Gesellschaft in dem Landesgerichtsregister.

So einfach geht’s mit einer GmbH in Polen 🙂

Schriftverkehr in Polen in der deutschen Sprache – ist es zulässig oder müssen alle Urkunden und Firmenbriefe auf Polnisch erfasst werden

Es gibt in Polen immer mehrere Firmen mit dem deutschen Stammkapital. Es passieren ganz oft die Fälle, wenn die deutschen Unternehmer ihre Geschäfte in Polen mit anderen Deutschen Firmen sowie privaten Personen führen. Es entsteht dann die Frage, in welcher Sprache dann die Firmenurkunden anzufertigen sind, damit diese gültig und wirksam sind.

Die Frage ist nicht einfach und nicht eindeutig. Vor dem polnischen Gerichten sowie Behörden herrscht das Prinzip der polnischen Sprache. Das heißt, dass alle Verhandlungen in polnischer Sprache verlaufen, alle Anlagen und Urkunden sind auch ins Polnisch zu übersetzen.

Im normalen Rechtsverkehr ist demgegenüber grundsätzlich zulässig, die Vertage, Willenserklärungen, Aufforderungen sowie andere Firmenurkunden in der deutschen Sprache anzufertigen. Für den Unternehmer sollen damit keine negativen Risiken verbunden werden.

Die Ausnahmen betreffen den Rechtsverkehr mit Verbrauchern sowie arbeitsrechtliche Angelegenheiten.

Bei Deinen Geschäften in Polen darfst Du also nicht vergessen, dass in häufigsten Fällen – die Urkunden, die das Arbeitsverhältnis sowie Rechtsverkehr mit Verbraucher anbetreffen, in polnischer Sprachfassung anzufertigen sind. Es betrifft die Fälle, wenn der Verbraucher / Angestellte ihren Wohnsitz zu Zeitpunkt des Vertragsabschlusses in Polen haben und wenn der Vertrag in Polen auszuführen ist. Auf Antrag des Arbeitnehmers oder des Verbrauchers, welche die deutsche Sprache beherrscht haben, kann der Vertrag oder andere Urkunde auch auf Deutsch erfasst werden – hier muss aber der Antragsteller über die Möglichkeit der polnischen Sprachfassung informiert werden.

Es ist erlaubt und immer auch empfehlenswert, dass die Anlagen in o.g. Fällen zweisprachig, also auf Deutsch und parallel auch auf Polnisch erfasst werden. Lediglich die deutsche Sprachfassung kann nicht ausreichen, damit sind erhebliche Risiken verbunden.

Beispielweise, wird z.B. die Kündigung des polnischen Arbeitsvertrags nur in der deutschen Sprache erfasst, kann dies zu Beeinträchtigung der arbeitsrechtlichen Vorschriften über Kündigung führen und die Schadensersatzansprüche des Arbeitnehmers begründen.

Negativen Folgen werden leider oft erhebliche Kosten und Schaden seitens Unternehmer, die aber durch vernünftige Vorgehensweise und ausführliche Analyse jeder Sache zu vermeiden sind.