Digitale Unterschrift in Polen – Eine Pflicht für Geschäftsführer und Vorstandsmitglieder in Polen

Eine Pflicht für Geschäftsführer und Vorstandsmitglieder in Polen – Digitale Unterschrift in Polen – was Sie wissen müssen!

  • Was ist eine digitale Unterschrift?
  • Wie kann man die Unterschrift erstellen?
  • Wozu braucht man eine elektronische Unterschrift in Polen?
  • Wer braucht eine digitale Unterschrift?

Digitale Unterschrift in Polen – ebenso rechtsverbindlich wir normale Unterschriften

Die digitale Unterschrift in Polen ist eine relativ neue Form der Dokumentenautorisierung in Polen. Besonders vorteilhaft sind der Bequemlichkeit und Einfachheit der Anwendung.

Eine digitale Unterschrift ist ein Instrument, das uns das tägliche Leben erleichtern soll, wie z.B. den Kontakt mit den Behörden. Es ermöglicht die schnelle Identifizierung der Person, welche das Dokument versandt hat.

Eine digitale persönliche Signatur wird auf der Grundlage der e-card, d.h. eines Ausweisdokuments, in dem eine elektronische Struktur mit einem eindeutigen Zertifikat des e-card-Besitzers implementiert wurde, erstellt.

Wie kann ich die Unterschrift erstellen?

Um eine qualifizierte elektronische Signatur zu erhalten, müssen Sie entsprechendes Paket zur elektronischen Signatur bei einem dazu berechtigten Anbieter kaufen. Zunächst bekommen Sie ein Installation-Set samt einer Karte. Wenn Sie die Identität beim Notar bestätigen, können Sie die Dokumente zur Verifikation schicken. Nach erfolgreicher Überprüfung können Sie die Software installieren und das Zertifikat herunterladen.     

Wozu braucht man die elektronische Signatur in Polen?

Die Signatur spart vor allem Zeit und Geld, es ermöglicht Ihnen, die Dokumente von überall her schnell zu unterschreiben, ohne dass Sie unnötig die Dokumente ausdrucken müssen.  

Den Geschäftsführern sowie den Vorstandsmitglieder von Firmen in Polen muss darüber hinaus bewusst sein, dass die elektronische Signatur beim elektronischen Finanzbericht in Polen verwendet werden muss.

Finanzbericht der Gesellschaft in Polen

In Polen sind folgende Handelsgesellschaften zur Sendung der elektronischen Finanzberichte an Landesgerichtsregister (pol. Krajowy Rejestr Sądowy) verpflichtet:

  • OHG in Polen – Offene Handelsgesellschaft in Polen
  • KG  in Polen – Kommanditgesellschaft in Polen
  • GmbH in Polen – Gesellschaft mit beschränkter Haftung in Polen
  • AG in Polen – Aktiengesellschaft in Polen

Laut dem polnischen Gesetz die über Buchführung muss der Finanzbericht von allen Geschäftsführern unterzeichnet werden, unabhängig von der Art der Vertretung. Das bedeutet, dass jeder Geschäftsführer und die Vorstandsmitglieder einer polnischen Gesellschaft eine elektronische Unterschrift besitzen müssen. Man muss daran schon bei der Firmengründung in Polen denken, da ohne die elektronische Unterschrift keine Erklärungen, wie vorstehend abgeben werden können und sodann finanzielle- sowie strafrechtliche Konsequenzen drohen.

Wichtiger Tipp – es besteht keine Möglichkeit mehr die Finanzberichte in Polen in traditioneller Schriftform zu unterzeichnen und einzureichen.

Werden die Finanzberichte nicht in elektronischer Form angefertigt und unterzeichnet, drohen den Geschäftsführern hohe Geldstrafen, die durch das polnische Registergericht vom Amts wegen auferlegt werden. Die Geschäftsführer oder Vorstandsmitglieder der polnischen Firmen könne dafür auch strafrechtlich haften.

Zentrales Register der wirtschaftlichen Eigentümer in Polen

Die o.g. Gesellschaften müssen auch unter Verwendung der elektronischen Unterschrift bei dem sogenannten CRBR angemeldet werden. Der CRBR ist ein Zentrales Register der wirtschaftlichen Eigentümer in Polen. Alle europäischen Mitgliedstaaten haben aufgrund der 4. Geldwäscherichtlinie ein Register der wirtschaftlichen Eigentümer eingerichtet. Jeder Wechsel der wirtschaftlichen Eigentümer in einer polnischen Gesellschaft muss auch binnen 7 Tagen bei dem o.g. Register angemeldet werden.

Wichtiger Tipp – es besteht keine Möglichkeit, die Gesellschaft in Polen in traditioneller Schriftform in dem Zentralen Register der wirtschaftlichen Eigentümer in Polen anzumelden.

Bei Nichterfüllung oder verspäteter Erfüllung dieser Pflichten drohen sehr hohe Geldstrafen in Polen – bis zu einem Millionen PLN.

Autoren: Agnieszka Kotula LL.B., polnische Anwältin Anna Dolejsz-Świderska LL.M.

Grenzüberschreitende Ansprüche

Wir fangen mit dem neunen Schulungs- und Ausbildungszyklus Runds um „Grenzüberschreitende Ansprüche“

Es werden folgende Themen vorgestellt:

  • Verträge mit polnischen Kontrahenten,
  • Vertragsregeln in dem deutsch – polnischen Rechtsverkehr
  • Die wichtigsten Bestimmungen in den deutsch – polnischen Verträgen,
  • Verbraucherrecht in Polen,
  • Geltendmachung der Ansprüche auf dem Gebiet des deutsch – polnischen Verbraucherrechts.
  • Wahl des Rechts sowie der Jurisdiktion,
  • Welches Recht findet Anwendung,
  • Welches Recht ist günstiger – das polnische oder das deutsche Recht?
  • Kann ich das polnische oder das deutsche Recht wählen?
  • Deutsch – polnische Verhandlungen
  • grenzüberschreitende Mediationen in Polen
  • Außergerichtliches Verfahren in Polen
  • Gerichtliches Verfahren in Polen
  • In welchem Land soll man klagen,
  • Vor welchem Gericht ist die Klage einzureichen,
  • Gerichtskosten in Polen,
  • Dauer des gerichtlichen Verfahrens in Polen,
  • Vollstreckungsverfahren in Polen
  • Deckt meine Rechtschutzversicherung die Kosten des Rechtsstreits in Polen?
  • Und viel mehr

Bald werden die ersten Informationen veröffentlicht.

Gerne antworten wir auch Ihre Fragen.

Der Alkoholkonsum am Steuer in Polen / bedingte Einstellung des Verfahrens

Nicht jeder, wer Polen besucht, weiß, dass in Polen die Vorschriften über Autofahren nach dem Alkohol viel mehr restriktiv als in Deutschland sind. Viele unserer Mandanten haben erfahren, dass das Autofahren nach nur „einem Bier zum Essen“ ganz viel Stress und Geld kosten kann.

Nach polnischen Vorschriften, wer im Trunkenheitszustand oder unter Einfluss eines Rauschmittels, ein Kraftfahrzeug im Land-, Wasser oder Luftverkehr führt, wird mit Geldstrafe, Freiheitsbeschränkungsstrafe oder Freiheitsstrafe bis zu 2 Jahren bestraft.

Promillegrenze in Polen:

Ein Trunkenheitszustand liegt vor, wenn:

  • der Blutalkoholgehalt den Wert von 0,5 Promille überschreitet oder zu einer diesen Wert überschreitenden Konzentration führt, oder
  • der Atemalkoholgehalt in einem 1 dm3 der ausgeatmeten Luft einen Wert von 0,25 mg überschreitet oder zu einer diesen Wert überschreitenden Konzentration führt.

Das Gerichtet ordnet dabei obligatorisch das Verbot zum Führen sämtlicher Fahrzeuge oder von Fahrzeugen bestimmter Art auf die Dauer von 3 Jahren.

Glücklicherweise besteht aber im polnischen Strafgesetzbuch die s.g. bedingte Einstellung des Strafverfahrens auf die Probezeit. Diese Vorschriften können in den Fällen helfen, wenn der Alkoholgehalt die zugelassenen Normen nur knapp überschreiten.

Das Gericht kann das Strafverfahren bedingt einstellen, wenn die Schuld und die soziale Schädlichkeit der Tat nicht erheblich sind, die Umstände der Tat keinen Zweifel erwecken und die Einstellung des nicht wegen einer vorsätzlichen Straftat bestraften Täters, seine Eigenschaften und persönlichen Verhältnisse sowie seine vorherige Lebensweise die Annahme begründen, dass er trotz der Einstellung des Verfahrens die Rechtsordnung beachten wird und insbesondere keine Straftat mehr begeht.

Dabei besteht auch die Möglichkeit, dass man den Führerschein nicht verliert, oder dass das Fahrverbot nur für kürzere Zeit geordnet wird.

Wir haben schon mehrmals unseren Mandanten in ähnlichen Fällen geholfen.

Gründung von einer polnischen GmbH in 5 einfachen Schritten

Viele Deutschen Unternehmer haben vor, Ihre Geschäfte in Polen zu entwickeln und dazu eine Firma in Polen zu gründen. Im ersten Schritt ist die ausführliche Analyse der vorhandenen Rechtsformen der Tätigkeit durchzuführen. Danach soll die Rechtsform der Firma den individuellen Bedürfnissen des Unternehmers angepasst werden.

Es sollen vor allem solche Faktoren wie Flexibilität der Handlung, Besteuerung sowie Beschränkung der Haftung in Betracht genommen werden.

In der Praxis wird die polnische GmbH als beliebte Rechtsform der wirtschaftlichen Tätigkeit in Polen gewählt.

Unten finden Sie den kurzen Ratgeber, wie man eine schlüsselfertige, polnische GmbH in 5 einfachen Schritten gründet.

  1. Vorbereitung des individuell gestalteten Entwurfs des Gesellschaftsvertrags oder der Gründungsurkunde.

Es ist der wichtigste Schritt, in dem Vertrag werden alle wichtigsten Regeln der künftigen Tätigkeit der Firma bestimmt, darin auch Rechte und Pflichten der Gesellschaft sowie ihrer Organe.

  1. Abschluss des Gesellschaftsvertrags in Form der notariellen Urkunde.

Sprechen die Gesellschafter nicht polnisch, müssen Sie den Notartermin mit Unterstützung des beeidigten Dolmetschers wahrnehmen.

  1. Vorbereitung aller erforderlichen Unterlagen und Anmeldung der polnischen Gesellschaft beim Unternehmensregister des Landesgerichtsregister (KRS).

Nach der Eintragung beim KRS, entsteht eine neue, handlungsfähige, polnische GmbH. Sie erhält auch die Steuernummer – NIP-Nummer, sowie die statistische Nummer – REGON Nummer.

  1. Bankkontoeröffnung für die neue polnische GmbH.
  2. Anmeldung der Änderungen der Gesellschaftsangaben nach der Eintragung
    ins Gerichtsregister beim Statistik- und Finanzamt.

Wir bieten eine effektive und professionelle Betreuung im Prozess der individuellen Gestaltung, Gründung und Registrierung von polnischen Gesellschaften.

Haben Sie eine Strafzettel von der polnischen Polizei bekommen, obwohl Sie bei der Autokollision nicht schuldig waren?

Bei Verkehrsunfällen in Polen mit Beteiligung von Ausländern ist leider üblich, dass die Ausländer, darin auch die deutschen Bürger oft eine Bußgeldstrafe bekommen, obwohl sie keine Schuld tragen und verweigern, das Strafmandat anzunehmen.

Die polnische Polizei stellt in solchen Fällen ein „Ultimatum“, dass man entweder eine Bußgeldstrafe und Mandat annimmt oder in die Haft für 48 Stunden geht. Die Rechtsgrundlage soll in vorliegendem Fall 45 § 1 Abs. 1 des polnischen Ordnungswidrigkeitenverfahrensgesetzes sein.

Es muss aber vor Augen geführt werden, dass diese Vorschrift ab 19 Januar 2019 nicht mehr gültig ist. Das Verfassungsgericht hat festgestellt, dass diese Vorschrift mit der polnischen Verfassung im Widerspruch steht.

Die Polizei kann nicht mehr den Ausländern mit der 48 Stunden Haft in Polen drohen, falls diese die Bußgeldstrafe nicht annehmen.

Was passiert, falls man eine Strafzettel annimmt, wenn man unter dem Druck der Polizei steht?

Man hat das Recht, ein Widerspruch beim Amtsgericht innerhalb von 7 Tage einzulegen.

Momentan führt unsere Kanzlei mehrere diesbezügliche Strafverfahren für unsere Mandanten aus Deutschland.

Haben Sie Fragen? Wir beraten Sie gerne.

Wie können Ausländer Immobilien in Polen erwerben?

Jeder Ausländer, der außerhalb des europäischen Wirtschaftsraums wohnt und Immobilien in Polen kaufen will, muss eine Genehmigung vom Minister für Inneres und Verwaltung erhalten.

Unter dem Begriff des Ausländers versteht man:

  • eine natürliche Person, die keine polnische Staatsangehörigkeit besitzt,
  • eine juristische Person, die ihren Sitzt im Ausland hat,
  • eine Gesellschaft, die keine Rechtsfähigkeit besitzt, ihren Sitzt im Ausland hat und gemäß ausländischen Rechtsvorschriften gegründet wird,
  • eine juristische Person und eine Gesellschaft, die keine Rechtsfähigkeit besitzt, ihr Sitzt in Polen hat, und durch die obengenannten Personen oder Gesellschaften unmittelbar oder mittelbar kontrolliert wird.

Wenn man ein Staatsangehöriger oder ein Unternehmer aus dem europäischen Wirtschaftsraum oder aus der Schweiz ist, wird grundsätzlich keine Genehmigung benötigt. Die Ausnahmen betreffen u.a. die landwirtschaftlichen Immobilien sowie manche Immobilien in der Grenzzone.

Eine Genehmigung ist zu erteilen, wenn:

  • es  wird garantiert, dass Immobilienerwerb keine Bedrohung für die Verteidigungsbereitschaft des Landes, die Sicherheit und die öffentliche Ordnung herbeiführen könnte,
  • es gibt keine Einschränkungen, die aus der Sozialpolitik und der Gesellschaftsgesundheit herleiten.

Um eine Genehmigung zu erhalten, muss eine Verbindung mit Polen nachgewiesen werden.

Man kann hinweisen auf:

  • polnische Nationalität oder Herkunft;
  • Ehepartner ist Pole/Polin;
  • man besitzt Aufenthaltserlaubnis
  1. a) befristet (gilt nicht für befristete Aufenthaltserlaubnis für Menschenhandelsopfer oder aufgrund von Umstände, denen einen kurzfristigen Aufenthalt des Ausländers in Polen erfordern),
  2. b) unbefristet oder,
  3. c) langfristiger Resident der EU.
  • man ist ein Vorstandsmitglied der kontrollierten Gesellschaft,
  • man treibt eine Geschäfts- oder landwirtschaftliche Tätigkeit in Polen, gemäß den polnischen Vorschriften.

Es muss beachtet werden, dass die gekaufte Immobilienfläche max. 0.5 ha betragen kann.

Wenn man einen Kauf von Agrarimmobilien überlegt, muss man das Gesetz über die Gestaltung des Agrarsystems vom 11.04.2003 beachten. Dieses Thema ist sehr weit und wird in dem nächsten Artikel erwähnt.

Vor dem Immobilienkauf kann eine Promesse erteilt werden. Die Promesse ist ein Versprechen, dass eine Genehmigung erteilt wird. Die Promesse wird auf einem Antrag erteilt. Dazu müssen die Dokumente beigefügt werden, die das Immobilienerwerbsrecht bestätigen.

Autor: Justyna Macias LL.M. / Referendarin